Functionaliteiten

Mail2Folder wordt actief bijgehouden.

Mail2Folder is al sinds 2014 robuust en betrouwbaar in gebruik bij bedrijven uit verschillende branches. We weten wat er nodig is om een product naadloos in het bedrijfsproces te laten passen. We hebben veel aandacht en zorg voor het ontwikkelen van functies, het verbeteren van de bruikbaarheid en het optimaliseren van de prestaties.

Elke installatie van Mail2Folder op een PC, of Outlook gebruiker die Mail2Folder heeft geïnstalleerd in zijn Outlook-client profiel is een ‘Gebruiker’.
Mail2Folder werkt met POP3/IMAP en Exchange op de Outlook-client.

Aanvullingen en wijzigingen in 2020

Nog geen nieuwe functionaliteiten nodig.

Aanvullingen en wijzigingen in 2019

Optie toegevoegd bij welk(e) (aanvullend) Outlook-account(s) er kan worden gecontroleerd op e-mail met bijlage(n) in het XML-formaat op basis van het e-mailadres van de ontvanger. Dit om verwerking van UBL (Universal Business Language) bestanden mogelijk te maken. UBL is het standaard XML-formaat voor elektronisch factureren. Een e-factuur is géén PDF-bestand, maar dit bestand kan wel aanvullend als leesbare factuur als bijlage worden opgenomen.
Optie toegevoegd om voor de eerste twee aanvullende accounts de Alerts en de Controle op kenmerk bij verzenden uit te schakelen. Wanneer deze optie is aangevinkt zal de Controle op kenmerk worden overgeslagen.

In de Mail2Folder instellingen in de tab ‘Windows folder’ is een extra optie om ook een TXT-bestand aan te maken. Wanneer de optie is aangevinkt wordt van het opgeslagen e-mailbericht ook een txt-bestand aangemaakt in dezelfde folder. Dit txt-bestand is default ‘verborgen’. Je kunt dit bestand zien door in de Explorer de optie Beeld\Verborgen Items aan te zetten.
Optie toegevoegd om bij uitgaande e-mails de bijlagen te laten controleren op aanwezige bestanden in alle Windows subfolders onder de kenmerk folder.

Verwerken via Enter bij gebruik van database
- Enter = verwerken: alleen als er één regel staat in het datagrid
- Vanuit de optie ‘Ga naar map’ komt niet de ‘Verwerk e-mail’ button
- Esc is altijd Annuleren en sluit Selectievenster
- Rechtermuisdubbelklik kopieert het kenmerk naar het klembord
- Shift + muisdubbelklik kopieert de getoonde regels naar het klembord
- Buttons functionaliteit zoals erop aangegeven: Verwerken, Openen Outlook map, Openen Windows folder, Selecteer een folder, Annuleren
- Selecteer een folder komt alleen als ‘Stop als record niet gevonden in de database’ in de Instellingen staat uitgevinkt. Staat deze aangevinkt dan wordt geen index gemaakt van de Outlook mappen.
Geen gebruik meer van user.config, maar alle instellingen staan in de registry.
Mail2Folder tab vooraan in het lint

Aanvullingen en wijzigingen in 2018

Wanneer alleen interne ontvangers (! To/Cc/Bcc) binnen hetzelfde domein van de afzender in de e-mail staan, dat komt er geen vraag voor het toevoegen van een kenmerk.
Uitbreiding van de optie voor bestandsnamen bij opslaan in Windows folder

In de tab ‘Windows folder’ de optie ‘Alert als geen Windows folder gevonden in indexbestand, eerst index bijwerken’. Wanneer deze optie is aangevinkt en de windows folder met kenmerk kan niet gevonden worden in het indexbestand tijdens verwerken van inkomende en uitgaande e-mail, dan wordt dit in de betreffende e-mail aangegeven met een witte categoriecode ‘Niet in indexbestand’.
Wijziging in het opbouwen van het Index-bestand.
Mogelijkheid om bij een nieuwe e-mail de Word-document bijlagen te vervangen of te laten aanvullen met automatisch geconverteerde PDF-bestanden. Zodra er een Word-document (doc, rtf, txt) als bijlage is toegevoegd komt naast de optie Bijlage(n) toevoegen, ook Doc+PDF (aanvullen) en Doc>PDF (vervangen).

Excel Add-In Xls2Folder is beschikbaar, voor het versnellen van openen en opslaan van werkmappen op basis van het kenmerk in naam of ribbon

Connectie met een bestaande Access of database (bijv. Infine) voor het filteren en selecteren van de juiste Outlook en Windows klantfolder paths, eventueel met voorselectie op basis van referentienummer van de leverancier in de e-mail
Mail2Folder wordt ingesteld op het default Outlook account. Er kunnen tot maximaal 10 aanvullende Outlook-accounts worden opgegeven, waar binnenkomende en verzonden e-mails voor worden verwerkt. Alle e-mails die binnenkomen of worden verzonden met het ingestelde kenmerk in het onderwerp worden dan automatisch verwerkt. De e-mail wordt gekopieerd naar een ingestelde Outlook map en naar een klantspecifieke subfolder onder de ingestelde Windows folder. De bijlagen in de e-mails worden apart opgeslagen in de klantspecifieke subfolder, eventueel in een aanvullende ‘Bijlagen’-subfolder.
Kenmerk kan hoofdletter gevoelig worden ingesteld.
Bij het switchen tussen (aanvullende) Exchange accounts worden Outlookmappen opgebouwd voor dat account. Wanneer e-mails worden weggeschreven naar Outlookmappen in een gedeeld Outlook account, dan is dit opbouwen niet nodig wanneer alle gebruikers van Mail2Folder deze instelling hebben. Hiervoor is een optie toegevoegd, waarin kan worden aangegeven dat het Outlookmappen in een gedeeld account of publieke folder zijn.
Optie om e-mailberichten wel/niet op te slaan in de Windows folder, gelijk aan de optie wel/niet bijlagen opslaan in de Windows folder
Kenmerk expressie met [ ] of ( ) in de Outlookmap naam en in het onderwerp.
Instellingen zijn te beveiligen met een wachtwoord
Bijlagen opslaan in te selecteren folder: Het standaard Windows “opslaan als” scherm wordt getoond, waarin de Windows folder wordt voorgesteld op basis van het kenmerk
In het lint van de tab Mail2Folder de optie “Follow-up e-mail”. Voor geselecteerde e-mail kan een taak worden aangemaakt. Dit kan door in het pop-up scherm aan te geven welke actie gedaan moet worden: T van taak, of D, W, M voor een agenda-item. Achter deze T, D, W, M kan een cijfer worden opgegeven. Dit is bij taken over het aantal dagen wanneer de due date is, en bij de agenda-item D aantal dagen, W weken, M maanden wanneer het in de agenda moet komen te staan. De taak is onafhankelijk van de e-mail. In de taak wordt de e-mailtekst gekopieerd en het origineel als bijlage toegevoegd. De originele e-mail kan daardoor worden verplaatst of verwijderd, de taak blijft bestaan. Dit is ook al zo bij verzonden e-mail waar [kenmerk]T direct al kan worden toegevoegd.

Aanvullingen en wijzigingen in 2017

Optie voor wel of niet apart opslaan in de Windows folder van de e-mail bijlagen in de aan te geven Windows folder.
Vanuit contactpersonen een brief vanuit een briefsjabloon aanmaken. Na het selecteren van een contactpersoon met de rechtermuisknop kan een briefsjabloon worden gekozen en worden de gegevens vanuit de contactpersoon gebruikt in de resulterende brief of e-mail.
Bij het aanmaken van een Outlook map wanneer deze niet bestaat kan worden gekozen om de Windows folder naam over te nemen in de Outlook map naam.
Controle op de toegangsrechten van de Windows folders bij het indexeren of bij het kopiëren naar een specifieke Windows folder: extra categorie die aangeeft dat de e-mail niet gekopieerd is naar de Windows folder, maar wel verwerkt in de Outlook map.
Informatieve tijdaanduiding en voortgangsscherm voor het indexeren van de Windows folders.
Word Add-In Doc2Folder is beschikbaar, voor het versnellen van openen en opslaan van documenten op basis van het kenmerk
Het op het juiste scherm plaatsen van een dialoogvenster. Pop-upvensters in Outlook komen te staan op het scherm waar Outlook staat.
Optie voor het instellen van een aanvullende bedrijfsfolder, bijv. op een andere netwerkschijf
Rechtermuisknop menu optie ‘Nieuwe e-mail met kenmerk’

Aanvullingen en wijzigingen in 2016

Installatie en update via één bestand ‘Setup Mail2Folder’, verwijderd automatisch voorgaande installaties
Instellingen scherm met instellingen gegroepeerd
Omgang met Outlook map namen met vreemde tekens en gebruik van forward of backward slash
Indexering voor Outlook mappen, zodat ook bij meer dan 1500 mappen en submappen de e-mails snel verwerkt worden
Extra optie in instellingen tab Kenmerk:
- Kenmerk = Afzenderdomein; Domeinnaam van afzender is de projectfolder. Alleen als alle ontvangen e-mail van de afzender naar hetzelfde dossier/project kan.
- Kenmerk zoeken in Notities in Contacten; Wanneer in het Notitieveld in de default Contacten van een contactpersoon een [Kenmerk] is ingevoerd en er bij inkomende e-mail geen kenmerk in het onderwerp staat, wordt dit kenmerk automatisch in het onderwerp opgenomen en de e-mail daarna verwerkt.
Extra optie in instellingen tab Windows folder
- Windows subfolder naam waarin e-mail onder de dossier- of projectenfolder worden opgeslagen; E-mails en Bijlagen kunnen nu in ieder hun eigen subfolder in een dossier worden opgeslagen wanneer het betreffende veld wordt ingevuld met de naam van deze subfolder onder de Dossierfolder met (Kenmerk).

Aanvullingen en wijzigingen voorafgaand 2015

Alle functionaliteiten zijn opgenomen in de handleiding.