Mail2Folder wordt hoofdzakelijk gebruikt voor het beheren, organiseren en archiveren van inkomende én uitgaande e-mailberichten in zowel Outlook mappen als in de Windows folders voor dossiers of projecten. Mail2Folder verwerkt inkomende en uitgaande e-mailberichten automatisch en aanvullende functies van Mail2Folder kunnen via het lint benaderd worden.
Mail2Folder is een ‘Microsoft Visual Studio Tools for Office (vsto) Add-in’ voor Outlook in een Windows omgeving. Mail2Folder wordt binnen de Outlook client geïnstalleerd.
Functionaliteiten
Automatisch verwerken van binnenkomende en uitgaande e-mailberichten
Binnenkomende en uitgaande e-mailberichten worden gecontroleerd op kenmerk in het onderwerp. Dit kenmerk kan bijvoorbeeld een uniek debiteurennummer, een project- of dossiernummer of het afzenderdomein zijn. Het patroon van het kenmerk wordt eenmalig bepaald.
Outlook mappen met e-mails
Windows folder met in \Stukken de bijlagen uit de e-mails
NB. Gebruik ( ) in de Windows folder naam. Excel gebruikt [ ] als bestandsverwijzing
- Als een kenmerk in het uitgaande e-mailbericht voorkomt, dan wordt het e-mailbericht automatisch verplaatst of gekopieerd vanuit de Verzonden Items map naar de klant- of project specifieke Outlook map behorende bij het kenmerk. Tevens wordt er een kopie van het e-mailbericht als UIT-onderwerp.msg opgeslagen in de bijbehorende Windows (sub)folder. Bijlagen uit het e-mailbericht worden in de dezelfde of bijbehorende Windows (sub)folder opgeslagen.
Voorbeeld voor inrichting Windows folders
- Als een kenmerk in het binnenkomende e-mailbericht voorkomt, dan wordt het e-mailbericht automatisch gekopieerd van Postvak IN naar de naar de klant- of project specifieke Outlook map behorende bij het kenmerk. Tevens wordt er een kopie van het e-mailbericht als IN-onderwerp.msg opgeslagen in de bijbehorende Windows (sub)folder. Bijlagen uit het e-mailbericht worden in de dezelfde of bijbehorende Windows (sub)folder opgeslagen. Het e-mailbericht in Postvak IN krijgt een categorie dat het e-mailbericht is gekopieerd naar de Outlook map en de Windows folder. Na afhandeling kan deze e-mail uit Postvak IN worden verwijderd.
Bij intern mailverkeer (in hetzelfde domein) met kenmerk is de e-mail (met bijlagen) vanuit de (interne) afzender al opgeslagen en wordt de e-mail niet dubbel opgeslagen bij ontvangst. De e-mail krijgt de categorie ‘Interne mail’.
- Als bericht verzonden met kenmerk: e-mail is opgeslagen in Windows folder, bijlagen zijn opgeslagen in de Windows folders afhankelijk van de instelling (‘Bijlagen opslaan van verz. berichten’). E-mail wordt verwerkt in de Outlook map.
- Als bericht verzonden zonder kenmerk, dan ook niet opgeslagen. Verwerken met de optie ‘Kenmerk toevoegen en mail verwerken’. Dan wordt dit bericht als verzonden e-mail met kenmerk verwerkt.
- Als intern bericht ontvangen met kenmerk: e-mail en bijlagen worden niet opgeslagen in de (gedeelde) Windows folder (dit is al bij verzenden gedaan). E-mail wordt verwerkt in de Outlook map.
- Als intern bericht ontvangen zonder kenmerk, dan ook niet opgeslagen. Verwerken met de optie ‘Kenmerk toevoegen en mail verwerken’. Dan wordt dit bericht als nieuw ontvangen e-mail met kenmerk verwerkt en e-mail en bijlagen worden opgeslagen in de Windows folder (dit is namelijk bij verzenden nog niet gedaan). E-mail wordt verwerkt in de Outlook map.
In de instellingen kan worden aangegeven of bijlagen van verzonden e-mail moeten worden opgeslagen. Als documenten standaard vanuit de Windows (sub)folder van de klant (bijv. \Stukken) worden aangemaakt en bijgevoegd, is het niet nodig deze vanuit de e-mail bij verzenden weer op te slaan in de Windows bijlagen (sub)folder.
Wanneer in de instellingen het veld “Naam van de Windows (sub)folder waarin de bijlagen uit de e-mailberichten in de dossier- of projectenfolder worden opgeslagen” leeg wordt gelaten, dan worden de bijlagen in dezelfde Windows folder opgeslagen als de e-mailberichten.
Met de optie ‘Scanbijlage(n) opslaan in folder’ uit het lint wordt e-mail niet gekopieerd naar de Outlook map of Windows folder, alleen de bijlage(n).
De interne e-mail en bijlagen worden niet in de Windows (sub)folder opgeslagen, tenzij
- via de optie ‘Kenmerk toevoegen en mail verwerken’; e-mail wordt standaard verwerkt
- via Drag&Drop naar folder; e-mail wordt verplaatst en standaard verwerkt
- het e-mailadres in de instellingen als scanner e-mailadres opgegeven en in de e-mail bij het scannen al een kenmerk wordt ingegeven; e-mail wordt standaard verwerkt
Als bij het opslaan van de bijlagen al een bestand bestaat met dezelfde naam, dan wordt achter de bestandsnaam de datum-tijd toegevoegd.
Indien er geen bijbehorende Outlook map of Windows folder wordt gevonden, dan wordt in de e-mail de volgende informatie weergegeven en wordt de e-mail niet verwerkt.
Na het aanmaken van de ontbrekende Outlook map en/of Windows folder kan handmatig de e-mail verwerkt worden met de opties ‘Mail verwerken met kenmerk’ of ‘E-mail verwerken’ uit het lint. Als de Windows folder structuur uitgebreid is en de ingestelde zoekdiepte >1, dan kan het zijn dat Mail2Folder enkele seconden de tijd nodig heeft om de bijbehorende Windows folder te vinden en de e-mail te verwerken. Mail2Folder komt vanuit deze opties met een pop-up bericht zodra de e-mail is verwerkt.
De snelste instelling is als zowel de Outlookmappen als Windows folders direct onder de ingestelde dossier- of project locatie staan met een maximale zoekdiepte van 1 niveau.
Zorg bij het gebruik van Windows subfolders met kenmerken ervoor dat het index-bestand is aangemaakt en geregeld wordt bijgewerkt (zie het hoofdstuk Indexbestand).
Denk na over je e-mail onderwerp!
Het e-mailonderwerp is de eerste regel die opvalt als een e-mail binnenkomt. Om de ontvanger aan te geven wat jouw doel is van de e-mail is naast het [Kenmerk] toevoegen ook de actie van belang. Waaraan moet een goed e-mail onderwerp voldoen om je doel te bereiken? Gebruik de 9 tips voor effectief e-mailen uit www.process-it.nu/e-mail-onderwerp.
Kenmerk toevoegen aan een e-mailbericht
Het kenmerk moet worden ingegeven bij het onderwerp. Als het e-mailbericht wordt aangemaakt, beantwoord of doorgestuurd vanuit een geselecteerde Outlook map met kenmerk, dan wordt dit kenmerk automatisch toegevoegd aan het onderwerp. Het kenmerk moet in andere gevallen handmatig ingegeven worden tussen […] of (…) haken. Het maakt niet uit waar in het onderwerp dit kenmerk komt te staan.
Controle van e-mailbericht voor verzenden
Voor het versturen wordt het e-mailbericht gecontroleerd op de volgende punten:
- Bevat de e-mail een aangekondigde bijlage (volgens zelf in te stellen kenmerken zoals “bijlage”, “attachment”, “enclosed”, “bijgaande”, “attached”)?
- Is de bijlage niet groter dan het ingestelde maximum?
- Staan er meer dan het ingegeven aantal ontvangers in ‘Aan’ of in ‘CC’ die eigenlijk in de ‘BCC’ moeten staan?
- Is er een onderwerp opgegeven en bevat het e-mailonderwerp een kenmerk? Wanneer het onderwerp geen kenmerk bevat (en de optie op controle van Kenmerk in de instellingen staat aan) dan komt een scherm waarin de Windows folder geselecteerd kan worden waarin de e-mail moet worden opgeslagen. Indien deze folder een kenmerk bevat wordt dit kenmerk in het onderwerp opgenomen en wordt de e-mail bij versturen automatisch in de juiste Outlook map verwerkt. Er kan ook een Windows folder worden geselecteerd dat geen kenmerk heeft. De e-mail wordt dan niet naar de Outlook folder verplaatst, maar wel naar de Windows folder gekopieerd. Standaard wordt het scherm met de Windows folder geopend die is aangegeven in de instellingen. Hoeft de e-mail niet te worden opgeslagen, klik dan op annuleren. De e-mail wordt via Postvak UIT verzonden.
Indien er een afwijking wordt geconstateerd dan wordt dit aangegeven in een pop-up scherm, met de keuze toch te versturen of om te annuleren en de e-mail te wijzigen.
E-mailbericht opvolgen met agenda-item, taak of taakitem
Bij het opstellen van een nieuw e-mailbericht, kan tegelijk worden aangegeven of de e-mail moet worden opgevolgd. Dit kan door achter het [kenmerk] in het e-mailonderwerp gebruik te maken van een code. D, W of M voor een agenda-item, T voor een taak, F voor een follow-up vlaggetje (taak-item). Achter de code kan het aantal dagen worden aangegeven. Wordt er niets aangegeven is de standaard 1. Bij een agenda-item kan ook het aantal weken (W) of maanden (M) worden aangegeven (d14 = w2). Een agenda-item wordt altijd op 08:30 uur in de Agenda geplaatst. In de agenda-item of taak wordt een kopie van het e-mailbericht opgenomen. Achter het aantal dagen, weken of maanden kan een ‘R’ worden opgegeven voor het instellen van een Reminder.
Voorbeeldcodes in het e-mailonderwerp voor het versturen (hoofdletter ongevoelig):
- [Kenmerk]d2R – over 2 dagen een agenda-item in de Agenda met een Reminder om 08:30 uur
- [Kenmerk]m – over 1 maand een agenda-item in de Agenda
- [Kenmerk]t – voor morgen een taak toevoegen in Taken
- [Kenmerk]t2R – voor overmorgen een taak toevoegen in Taken met Reminder om 08:30 uur
Markering van verstuurde e-mail (taak-item)
- [Kenmerk]fr – E-mailbericht gemarkeerd voor opvolgen morgen, met een herinnering voor zowel verzender als de ontvanger
Herinnering voor taak
Herinnering voor taak-item
Zie ook www.process-it.nu/verzonden-e-mail-opvolgen voor uitleg van taken en taak-items.
E-mailbericht levering enkele minuten uitstellen door ‘Regels’
Met behulp van de standaard Outlook functionaliteit ‘Regels’ kan u de bezorging van alle berichten uitstellen, door de berichten gedurende een bepaalde tijd in het Postvak UIT te laten staan nadat u op bericht Verzenden hebt geklikt. Bijvoorbeeld 3 minuten is voldoende om net het moment van bewustwording (‘Oeps’) en herstel te benutten.
Niet voor alle e-mailberichten is een vertraging gewenst. Door het e-mailbericht te markeren, bijvoorbeeld met het urgentieniveau “Prioriteit: hoog”, een specifieke kleurcategorie (“Direct versturen”) of een bepaalde gevoeligheid kan via de ‘regel’ een uitzondering worden gemaakt op de vertraging en het bericht direct worden verstuurd.
Zie http://www.process-it.nu/emailbericht-levering-enkele-minuten-uitstellen-door-regels
Voor de specifieke kleurcategorie (“Direct versturen”) staat in het menu bij het aanmaken van een nieuwe e-mail de button ‘Direct versturen’ in het lint.
Aanvullende functies in het lint voor geselecteerde mail
Kenmerk toevoegen en mail verwerken
Deze optie is voor e-mailberichten waar nog geen kenmerk in het onderwerp is opgenomen. Standaard geeft u handmatig bij het opstellen van een e-mailbericht een kenmerk in het e-mailonderwerp. Dit toevoegen van een kenmerk gaat automatisch als een nieuw e-mailbericht wordt aangemaakt terwijl de Outlook map met [kenmerk] is geselecteerd in plaats van Postvak IN.
Met de optie “Kenmerk toevoegen en mail verwerken” wordt;
- bij de geselecteerde e-mailberichten het ingegeven kenmerk tussen [blokhaken] in het e-mailonderwerp opgenomen. Indien er gebruik wordt gemaakt van ‘voorloop’ karakters, aangegeven in de Instellingen, moeten deze hier niet worden ingegeven.
- de geselecteerde e-mail verwerkt volgens hoofdstuk “Automatisch verwerken van binnenkomende en uitgaande e-mailberichten”.
Mail verwerken met kenmerk
Na het klikken op deze button worden de geselecteerde e-mailberichten direct verwerkt volgens hoofdstuk “Automatisch verwerken van binnenkomende en uitgaande e-mailberichten”. Verwerkte e-mailberichten (te zien aan de kleurcategorieën en benaming ‘Gekopieerd naar Outlook map’ en ‘Gekopieerd naar Windows folder’) worden niet opnieuw verwerkt. Bij het gebruik van deze optie wordt gekeken of de e-mailberichten in Postvak IN, de Verzonden Items of een andere map zijn geselecteerd. Als e-mail in de Outlook klantmap is geselecteerd wordt de mail niet opnieuw gekopieerd in die map. Mail2Folder komt met een bericht zodra de mails zijn verwerkt.
Mailbijlagen opslaan in folder
Na het klikken op deze button opent zich het dialoogvenster ‘Map selecteren’. Nu kan de Windows folder worden geselecteerd waarin de bijlagen uit de geselecteerde e-mailberichten moeten worden opgeslagen. De bestaande naamgeving van de bijlagen blijft behouden. Als er al een bestand bestaat met dezelfde naam, dan wordt achter de bestandsnaam de datumtijd toegevoegd.
Na opslaan kan de Windows folder worden geopend om de bijlagen te bekijken.
Windows folder openen met kenmerk
Na het selecteren van één e-mail met kenmerk in het onderwerp, wordt met deze button de bijbehorende Windows folder geopend. Deze optie staat in het lint bij het aanmaken van een nieuwe e-mail, het openen van een bestaande e-mail en in de tab Mail2Folder op het hoofdniveau.
Bij het aanmaken van een nieuwe mail
Optie voor e-mail bijlagen: (Scan)bijlage(n) opslaan in folder
Met deze optie kunnen bijlagen van ontvangen e-mail worden opgeslagen in de juiste Windows folder met de gewenste bestandsnaam, in plaats van de naam zoals de bijlage is toegevoegd door de afzender (bijv. de onzinnige benaming van een gescand document vanuit een multifunctional). Met de e-mail wordt niets gedaan. Tijdens het opslaan kan de gewenste bestandnaam worden ingegeven.
Na het klikken op deze button wordt voor het geselecteerde e-mailbericht met bijlage(n) het kenmerk gevraagd en vervolgens (indien de Windows folder bestaat) de bestandsnaam voor de bijlage(n). In het naam veld wordt de datum van verwerking aangegeven. Hierna worden de bijlagen opgeslagen in de juiste Windows folder. Als er al een bestand bestaat met dezelfde naam, dan wordt achter de bestandsnaam de datumtijd toegevoegd.
Deze optie kan ook gebruikt worden voor e-mails zonder kenmerk met bijlagen waarvan je de naam wilt wijzigen voordat ze worden opgeslagen, zonder dat de e-mail wordt verwerkt.
Extra controle vraag bij verwijderen Outlook map
Optie voor Agenda afspraak: Reistijd agenderen
Selecteer een agenda afspraak, en klik op de button ‘Reistijd agenderen’ in de MAIL2FOLDER tab. Als de postcodes bekend zijn van de vertreklocatie en het reisdoel en er is een internetverbinding kan door het ingeven van de postcodes de reistijd worden geagendeerd voor en na de afspraak. Dit kan ook met Straatnaam en Plaats, zolang deze maar bekend zijn in Google Maps.
De reistijd wordt met de juiste tijd en afstand opgenomen. In de reistijd heen staat een routebeschrijving voor de heenweg en in de reistijd terug de routebeschrijving voor de terugweg.
Installeren van de Mail2Folder Outlook app
Installatie is eenvoudig. Dubbelklik op het aangeleverd uitvoerbestand. De Add-In wordt geïnstalleerd in de Outlook client. Via Programma’s verwijderen kan de Add-in weer verwijderd worden.
Bij bedrijven die meerdere licenties willen afnemen is pilotinstallatie aan te bevelen. Hierbij wordt de inrichting besproken. Van belang voor een goede werking is om na de installatie de instellingen goed te zetten, waarbij
- de expressie ingesteld moet worden, bijv. ((\[|\()([A][B](19[789]\d|20[0123]\d)(\d{3}))) voor project AB2016001 (AB = Afkorting bedrijfsnaam, Jaar, Projectnummer – maar dit kan ook een nummer zijn dat al standaard gebruikt wordt, zolang het maar uniek is) met vaste letters AB.
- de juiste Windows folder geselecteerd moet worden met daarin de projectfolders met kenmerk tussen ronde haken, bijv. (AB2016001)
- de juiste Outlook map geselecteerd moet worden met daarin de projectmappen met kenmerk tussen blokhaken, bijv. [AB2016001]
- via de instellingen eenmalig ‘Kleurcodes aanmaken’ en afhankelijk van de subfolder structuur na het aanmaken van de Windows projectfolders met kenmerk het ‘Indexbestand’ aanmaken of bijwerken.
Mail2Folder instellingen
Deze instellingen worden bij de installatie besproken en kunnen door de gebruiker (met zorg) worden gewijzigd. Instellingen worden opgeslagen in het Windows register.
Alerts bij het verzenden van e-mailberichten
Flexibel bepalen van de kenmerken voor een alert op bijlage.
Kenmerk
- Kenmerk = Afzenderdomein – Domeinnaam van afzender is de projectfolder. Alleen als alle ontvangen e-mail van de afzender naar hetzelfde dossier kan. Expressie moet hiervoor worden ingesteld.
- Kenmerk zoeken in Notities in Contacten – In het Notitieveld van een persoon in Contacten, kan het [Dossier/Project kenmerk] worden opgenomen. Wanneer bij ontvangst van een e-mail er geen kenmerk in het onderwerp van de e-mail staat, wordt eerst gekeken of de afzender is opgenomen in het default adresboek en of in het veld notities een [Kenmerk] staat. Zo ja, dan wordt dit kenmerk automatisch toegevoegd aan de e-mail en de e-mail vervolgens verwerkt.
- Doorsturen: In dit veld kan worden aangegeven naar wie ontvangen e-mail met kenmerk kan worden doorgestuurd.
- E-mail categoriseren met kenmerk: Wanneer deze optie is aangevinkt wordt van alle ontvangen e-mails het kenmerk uit de e-mail als categoriecode aan de e-mail toegevoegd. Hierdoor kan e-mail gesorteerd worden in Postvak IN per klant, dossier of project.
Windows folder
- E-mail en bijlagen kunnen in een eigen subfolder worden opgeslagen, onder de klant- of projectfolder met kenmerk. Wanneer deze velden leeggelaten worden, dan worden e-mail en bijlagen in de folder met kenmerk opgeslagen. Wanneer deze velden met dezelfde subfoldernaam worden ingevuld, worden alle e-mail en bijlagen bij elkaar geplaatst (in dat geval is de optie ‘Eigenschappen van bijlage(n) aanpassen’ van belang).
- Wanneer bepaalde bedrijfsfolders niet onder de “Server path naar de Windows dossier- of projectenfolder” staan, maar op een andere netwerklocatie of bovenliggende afgeschermde (persoonlijke) folder, dan kunnen deze Windows folders hier worden opgegeven. Let op: Deze instelling beïnvloedt de snelheidsprestatie voor verwerking van e-mail. De bedrijfsfolder wordt niet opgenomen in het Index-bestand, welke wordt aangeraden wanneer er een zoekdiepte > 1 is opgegeven. De maximale zoekdiepte voor subfolders met kenmerk is één subfolder onder de opgegeven folder.
Windows bestanden
- Datum format – E-mailberichten worden opgeslagen met Datum/Tijd. Aan bijlagen die al bestaan in de Windows dossier/projecten folder krijgen een datum/tijd vermelding. Deze optie geeft de mogelijkheid om de datum aan te geven met 2016 (yyyy) of alleen 16 (yy).
- De eigenschappen van bijlage(n) kunnen worden aangepast. Hierdoor kan in de Windows folder makkelijker gesorteerd worden. Bij Optie 2 wordt aan de bestandsnaam van de bijlage de datum toegevoegd, zodat deze gelijk is aan het e-mailbestand. Bij sorteren worden e-mail en bijlage(n) bij elkaar getoond.
Outlook map
- Aanmaken Outlookmap als niet aanwezig – Wanneer in een e-mailbericht een bepaald kenmerk staat die wel bekend is in de Windows folders, maar nog niet in Outlook staat, dan kan met deze optie de Outlook map automatisch aangemaakt worden in de instellingen opgegeven plaats van Outlook map.
- De optie ‘Drag&Drop naar map toestaan?’ Zodra deze optie is aangevinkt kunnen e-mailberichten zonder kenmerk handmatig naar de juiste dossier map worden verplaatst. De e-mailberichten krijgen dan het kenmerk van die map en er wordt een kopie gemaakt naar de folder op de server. Dit heeft hetzelfde resultaat als de optie ‘Kenmerk toevoegen en e-mail verwerken’. Deze optie geldt voor drag&drop vanuit ‘Postvak IN’ en ‘Verzonden items’.
- Office365: Extra persoonlijk postvak onder gedeeld account. Er kan een extra Postvak IN geselecteerd worden die inkomende e-mail in dat postvak verwerkt zodra deze wordt ontvangen, met de mogelijkheid om deze e-mail te kopiëren naar het hoofdaccount van dit gedeelde account.
Extra optie in het lint ‘Ga naar map’
Zodra een eerste e-mail is verwerkt, wordt de zoeklijst opgebouwd. Met de optie ‘Ga naar map’ worden alle mappen in Outlook met een kenmerk getoond en kan vervolgens door de map te zoeken en selecteren direct naar die map worden gegaan. Dit is vooral van toegevoegde waarde bij een groot aantal Outlook mappen.
Extra optie in het Mail2Folder lint ‘E-mail dupliceren naar Folder’
Wanneer geselecteerde e-mail met bijlagen in een klantmap bij meerdere klantmappen, -dossiers of projecten opgeslagen moeten worden, kan met deze optie de geselecteerde e-mail met bijlage(n) worden gedupliceerd, naar de Outlook map en Windows folder.
Instellingen worden opgeslagen in het Windows register.
Indexbestand
Om het zoeken in omvangrijke Windows folders te verkorten is het mogelijk een Indexbestand aan te maken. In dit indexbestand komen alle bestaande Windows folderpaden met kenmerk te staan. Hiermee wordt de verwerkingstijd drastisch verkort.
Na het klikken op de button ‘Vullen indexbestand’ zal een waarschuwing worden getoond dat het indexeren enkele minuten kan duren. Wanneer het indexeren is afgerond zal een pop-up verschijnen met de tekst ‘Indexeren is klaar’. Na het indexeren zal de buttontekst in de instellingen worden gewijzigd in de datum waarop het indexbestand is aangemaakt, en zal rechts ervan een extra button met ‘…’ worden getoond. Hierop klikken zal de bestandslocatie van ‘M2F Index.txt’ openen.
Tijdens het indexeren zal het ‘M2F Index.txt’-bestand naar de server-locatie worden gekopieerd.
Als de optie ‘Indexbestand kopiëren vanuit master?’ is aangevinkt, dan controleert Outlook bij het opstarten of in de aangegeven ‘Server Path’ folder een nieuwere versie van het index-bestand staat dan op de client PC. Als er een nieuwere versie staat, dan wordt het index-bestand gekopieerd naar de PC. Dit maakt dat wanneer iemand het index-bestand gaat bijwerken, bijv. na het aanmaken van een nieuw dossier of project het index-bestand meteen op de server is geplaatst voor de andere Mail2Folder gebruikers.