Gebruikersvragen voor Mail2Folder
Op deze pagina staan gebruikersvragen beantwoord. Kijk voor de uitgebreide handleiding op deze pagina.
Het kunnen wijzigen van het kenmerk nadat een verkeerd kenmerk is toegevoegd aan een ontvangen e-mail
Het wijzigen van het kenmerk in het onderwerp van e-mail kan door de e-mail te ‘openen’ (dubbelklikken op de e-mail in postvak IN, zodat deze gelezen kan worden als zelfstandige e-mail buiten de reading pane om). Op dat moment kan het onderwerp en daarmee het kenmerk worden aangepast. Bij het afsluiten kan de mail wordt gevraagd deze op te slaan.
De e-mail is echter al verwerkt naar de Outlook map en Windows folder. Wanneer je de e-mail opnieuw wilt verwerken, dan moet je nog iets meer doen. Je moet de verkeerd opgeslagen e-mail handmatig verwijderen uit de Outlook map en uit de Windows folder, en na het wijzigen van het verkeerde kenmerk in het juiste kenmerk kan je de e-mail opnieuw verwerken door de (groene/blauwe) categoriecodes te verwijderen en op ‘Verwerk e-mail’ te klikken.
Je kunt voorkomen dat je naar een verkeerde map gaat opslaan door niet het kenmerk in te geven, maar bij de pop-up ‘Map selecteren’ de juiste folder te selecteren.
Een andere optie voor het herplaatsen van de e-mail is het gebruikmaken van de optie ‘E-mail dupliceren naar folder’ en dan het juiste kenmerk in te geven, de originele e-mail blijft dan echter wel in de folder staan.
Het een kleur kunnen geven van de witte klant-categoriecodes
Wanneer het kenmerk ook als categoriecode wordt gebruikt kan je daar handmatig een kleur aan geven. Elke categoriecode is een eigen categoriecode, die niet in de master staat en standaard een witte kleur krijgt. Je kunt de kleur aanpassen door een e-mail met de betreffende categoriecode te selecteren en via Categoriseer de optie ‘All Categories’ te kiezen. Daar staat dan het kenmerk als witte categoriecode bovenaan. Selecteer de optie New, geef een gewenste kleur aan en klik OK. Op dat moment staat de klant-categoriecode in de Master en wordt deze code gekleurd weergegeven in de postvakken.
Mail2Folder is uitgeschakeld…
Bij het starten van Outlook add-ins kijkt Microsoft naar de opstarttijd. Voor de eerste add-in die wordt geladen bij het opstarten wordt meer tijd geregistreerd.
Wanneer Mail2Folder over een gemiddelde van 5 keer een opstarttijd heeft van meer dan 0,1 seconden, dan wordt Mail2Folder door Outlook uitgeschakeld. Dit kan soms voorkomen als Mail2Folder bijv. moet wachten op de connectie met de Windows server of wanneer er andere add-ins zijn die de opstart van Mail2Folder vertragen. Outlook geeft dan eenmalig een waarschuwing bovenin bij het lint. Dit is standaard Outlook functionaliteit.
Mail2Folder kan dan eenvoudig weer aangezet worden, en ook zo dat deze ingeschakeld blijft, door op de button te klikken “Uitgeschakelde invoegtoepassingen weergeven” en dan bij de uitgeschakelde Mail2Folder ‘Altijd inschakelen’ te kiezen.
Wanneer deze button niet meer wordt getoond en Mail2Folder is uitgeschakeld, ga dan in Outlook naar Bestand, klik bijna onderaan deze pagina op “Langzame en uitgeschakelde invoegtoepassingen” en kies dan bij de uitgeschakelde Mail2Folder ‘Altijd inschakelen’.
https://docs.microsoft.com/en-us/previous-versions/office/jj228679(v=office.15)?redirectedfrom=MSDN#performance-criteria-for-keeping-add-ins-enabled
Stap 1: Staat Mail2Folder bij de ‘Langzame en uitgeschakelde COM-invoegtoepassingen’ en is deze daar uitgeschakeld? Dan kan Mail2Folder via ‘COM-invoegtoepassingen beheren’ weer worden ingeschakeld.
Werkt dit niet controleer dan stap 2.
Stap 2: Staat Mail2Folder bij de actieve, inactieve of uitgeschakelde invoegtoepassingen? Controleer: Bestand/Opties/Invoegtoepassingen.
Stap 2a: Via de optie ‘COM-invoegtoepassingen beheren’ onderin dit scherm Mail2Folder aanvinken. Start Outlook opnieuw.
Stap 2b: Is Mail2Folder uitgeschakeld, schakel deze dan eerst in, dan opnieuw Outlook opstarten en dan mogelijk via de Inactieve apps weer aanvinken en opnieuw Outlook opstarten.
Mail2Folder op de Mac?
Mail2Folder is gemaakt als een VSTO-add-in. VSTO staat voor Visual Studio Tools voor Office en wordt gebruikt om extra functies te ontwikkelen die verder gaan dan wat Microsoft Office biedt in hun standaardpakket. Dergelijke extra functies worden genoemd als invoegtoepassing, extensie of plug-in. VSTO is een op .NET gebaseerde technologie. VSTO-invoegtoepassingen zijn gebaseerd op COM-technologie die niet bestaat op het besturingssysteem macOS van Apple.
Mail2Folder is afhankelijk van twee applicaties:
- .Net Framework: https://dotnet.microsoft.com/download/dotnet-framework-runtime/net472
- Visual Studio 2010 Tools for Office Runtime: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=56961
Mail2Folder kan daardoor niet geïnstalleerd worden op een Apple macOS.
Wanneer is Mail2Folder actief?
Mail2Folder werkt alleen wanneer de Outlook-client actief is. Er zijn geen Add-ins die werken op Outlook Web Access. Wanneer een collega op vakantie is zijn er verschillende mogelijkheden:
- Outlook aan laten staan om mail te ontvangen. Zeker bij Online werkplekken via een Terminal Server kan Outlook eenvoudig open blijven staan.
- E-mail tijdens de afwezigheid automatisch doorsturen via de Out-of-Office rules op de server of in het Office365 account
- De machtiging in het mail-account aanpassen zodat collega’s het e-mailaccount kunnen inzien. In dat geval kan in Mail2Folder dit gedeelde account worden geselecteerd om ook te verwerken.
Zodra Outlook wordt opgestart of actief is worden alle inkomende en verzonden e-mails gesynchroniseerd en met Mail2Folder verwerkt. Dat geldt ook voor e-mail die verstuurd is via de smartphone.
Mail2Folder – Sharepoint integratie?
Een koppeling met SharePoint is mogelijk, maar het opslaan van e-mail en bijlagen rechtstreeks in SharePoint is te traag om goed door te kunnen werken in Outlook.
Een alternatief is om in de bibliotheken in SharePoint de optie synchronisatie te gebruiken. Dan komen in de Windows explorer deze bibliotheken te staan met daarin de dossiers of projectfolders (zie plaatje). Mail2Folder kan dan zeer efficiënt de e-mail en bijlagen verwerken, door het hoofdniveau als bovenste folder te kiezen in de instellingen. Microsoft heeft juist hiervoor deze synchronisatiemogelijkheid gemaakt.
Sneller werkt Mail2Folder met ‘OneDrive voor bedrijven’ waarin kan worden aangegeven welke (klant)(sub)folders moeten synchroniseren. Mail2Folder plaatst bij ontvangst van de e-mail in de Inbox een kopie in OneDrive. OneDrive synchroniseert met SharePoint. Door OneDrive –dat op de lokale schijf staat- als tussenstap te gebruiken, is er geen vertraging bij het opslaan.
Mail2Folder kan bestanden opslaan in elk voor de gebruiker benaderbaar bestandssysteem. Dropbox, OneDrive of Sharepoint via OneDrive for Business is geen enkel probleem en kan gewoon geselecteerd worden als Windows folder voor het opslaan van e-mail en bijlagen.
De vraag in Word: Documenten samenvoegen?
Om Office-documenten goed te kunnen vergelijken moet de optie “Eigenschappen aan bijlagen toevoegen om de functie Gecontroleerd document terugzenden in te schakelen” in de Opties voor Outlook worden uitgezet (indien deze aan staat):
Deze optie is de oorzaak van de vraag om documenten samen te voegen die soms komt wanneer documenten opgeslagen uit Outlook worden geopend. Outlook doet dit door Eigenschappen in Office-documenten toe te voegen (en wijzigt daarmee het document).